Het managen van een hoogwaardig uitzendbureau vraagt kennis en kunde. Dat vraagt ook investeringen in een backoffice. Investeringen in kennis van snel veranderende wet- en regelgeving, en cao’s van inleners of ABU/NBBU. Risk management, software en finance maken het verschil. Aan een uitzendbureau worden bovendien eisen gesteld aan gegevens verwerking (AVG) en het voeren van antidiscriminatie beleid. Bij de verplichte NEN-ISO 4400-1 certificering komt dit allemaal samen.
Het voeren van een backoffice is een specialisme waar de ondernemer voor een keuze staat. Zelf investeren en opbouwen, of uitbesteden en vanaf dag 1 volledig compliant. De meeste ondernemers kiezen er voor om zich te focussen op commercie en personeel, dat is immers de kern van het vak.
Een backoffice kost immers geld. Voor een eigen backoffice zijn eigenlijk minimaal 2 medewerkers nodig, één is geen. Daarnaast zijn er investeringen in opleiding, training en consultancy om current te blijven. Maar waar gewone HR-zaken al ingewikkeld kunnen worden is uitzenden en detacheren zo complex dat (verkeerde) keuzes lang door kunnen werken.
Het uitbesteden van een backoffice aan een gespecialiseerde backoffice partner zorgt ervoor dat je in één keer alles geregeld hebt. Tegen variabele kosten, of een abonnement. Zo heb je direct de kennis in huis om de juiste keuzes te kunnen maken en professioneel te opereren. Een backoffice partner levert de benodigde software waarmee je in controle blijft over lonen en verkopen, en waarmee je ook gemakkelijk management informatie verkrijgt. Voor jezelf en voor je klanten. Maar het belangrijkst is dat een backoffice partner er voor zorgt dat je met de juiste uitzend- en detacheringscontracten werkt, documentmanagement voor je verzorgt en je in staat stelt de lonen, belastingen en pensioenen correct en tijdig te betalen. Vanzelfsprekend met het opmaken en verzenden van de juiste facturen. Een backoffice partner zorgt er bovendien voor dat je de NEN-ISO 4400-1 certificering behaalt. Je mensen behouden de focus op personeel en commercie, de administratieve lasten worden met 40% verminderd en de kans op fouten daalt aanzienlijk.
Het succesvol uitbesteden van een backoffice begint met het inrichten van de uitzend of detacherings-BV en het aansluiten daarvan. Van de statuten naar de sector indeling en de beschikkingen van de belastingdienst, naar de pensioenfondsen tot en met verzekeren van bijvoorbeeld ziekterisico’s. Keuzes maken voor bijvoorbeeld eigen risico dragen (ERD) voor de ziektewet, het bepalen van een systeem voor contractmanagement, het inrichten van voorcalculatorische kostprijzen tot en met het al dan niet inrichten van urenportals. Daar is knowhow voor nodig en tijd. Met het uitbesteden van een backoffice kan dit intensieve traject in 6 weken doorlopen worden en operationeel zijn.
Het operationeel houden van een backoffice is één, maar de ondernemer wil dat het als een zonnetje draait. Liever geen mutaties achteraf, want dat leidt tot slecht betaalde facturen en klachten over lonen. Elke fout is te herstellen, maar het kost wel aandacht en tijd. Fouten die grote consequenties hebben voor de NEN-ISO 4400-1 certificering kunnen zelfs consequenties hebben voor de continuïteit van de onderneming.
Met het uitbesteden van een backoffice ben je als ondernemer zeker van een goed uitgevoerd kernproces. De mensen hebben hun arbeidsovereenkomsten op tijd, en in het contract staan de juiste zaken. De klanten hebben kloppende facturen. En natuurlijk kloppen ook de belasting- en de pensioenaangiften. Klanten of flexwerkers kunnen vragen stellen over facturen, loonspecificaties of jaaropgaven, terwijl de eigen mensen door kunnen werken aan commerciële of personele targets.
Het uitbesteden van het backoffice voor jouw uitzendbureau is dus geen snelle oplossing bij problemen, maar zorgt juist voor het voorkomen van issues. De kosten die gemaakt worden aan het uitbesteden van een backoffice zijn vaak lager dan wanneer je zelf investeert. Werkend vanuit die zekerheid kun je als ondernemer je aandacht richten op je klanten en je flexwerkers.