Vier gouden tips voor kiezen van een payroll bedrijf | Arsenaal

Vier gouden tips voor kiezen van een payroll bedrijf

9 oktober 2018

payroll bedrijf kiezen

Je zaak draait op volle toeren; opdrachtgevers leggen gigantisch veel moeilijk in te vullen vacatures bij je neer en jij weet de juiste kandidaten te vinden! In alle drukte heb je geen tijd voor backoffice werkzaamheden zoals verzuimmanagement en salarisadministratie. Omdat je weet dat dit soort werkzaamheden toch goed moeten gebeuren besef je dat het tijd is om op zoek te gaan naar een payroll bedrijf. Na een zoektocht op Google word je overspoeld met een lading van informatie en verschillende aanbieders. Welke aanbieder past het beste bij je? En waar moet je op letten om een juiste keuze te maken? In dit artikel geven wij 4 tips om er zeker van te zijn dat je de payroll bedrijf kiest die bij jou past.

Deel via Facebook
Deel via LinkedIn
Deel via Twitter

1. Definieer je behoeften

Zet voor jezelf op een rij welke backoffice werkzaamheden cruciaal zijn en waarin er geen ruimte is voor fouten. Kijk aan de hand hiervan of een payroll bedrijf hieraan kan voldoen. Stel een lijst samen met wensen en eisen en bespreek dit tijdens je oriëntatiegesprek met de verschillende aanbieders. Hecht tijdens deze oriëntatiefase ook veel waarde aan expertise; is er genoeg kennis in huis? Beschikt het bedrijf over de nodige certificeringen (zie tip 2)? Wordt er waarde gehecht aan goed werkgeverschap? Dit zijn relevante vragen die aan bod kunnen komen tijdens het kennismakingsgesprek.

2. Voer een formaliteiten check uit

Voordat er wordt ingezoomd op subjectieve zaken is het van belang dat jouw toekomstige payroll partner voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Is het bedrijf aangesloten bij de SNA?

Dit keurmerk voor de uitzendsector en aannemers van werk is ontwikkeld om de risico’s van inleners van arbeid en opdrachtgevers van werk te beperken. Bedrijven met het SNA keurmerk worden periodiek gecontroleerd op hun verplichtingen uit arbeid, waardoor het risico voor de inlener en uitbesteder van werk wordt beperkt. Zo wordt er bijvoorbeeld gekeken of de aangifte en afdracht van (in Nederland) verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting wordt gedaan. En dat de loonbetalingen niet in strijd zijn met de Wet minimumloon en minimum vakantiebijslag. Je kunt op https://www.normeringarbeid.nl/ eenvoudig controleren  of het payroll bedrijf beschikt over het SNA keurmerk. Lees hier meer over de SNA.

  • Wordt er gewerkt met een G-rekening?

Dit is van belang omdat het payroll bedrijf o.a. zorg draagt voor de afdracht van loonbelasting en werknemersverzekeringen. Indien dit niet wordt gedaan door het payroll bedrijf kan de belastingdienst jou, als ondernemer, aansprakelijk stellen en kan het zo zijn dat jij voor de kosten opdraait. Dit is een groot en onnodig risico. Controleer daarom altijd of een payroll bedrijf beschikt over een G-rekening overeenkomst.

  • Beschikt het payroll bedrijf over een NEN4400-1 certificering?

NEN 4400-1 is een nationale norm die eisen stelt aan in Nederland gevestigde uitleners en (onder)aannemers van werk met betrekking tot de afdracht van belastingen en sociale premies en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland. Het doel van de norm is het risico voor opdrachtgevers op verhaal en boetes van de Belastingdienst en andere overheidsinstanties te beperken. Deze certificering is (samen met de eerder genoemde SNA) dé norm voor bedrijven die personeel ter beschikking stellen en stelt jou als potentiële klant in staat om eenvoudig de goede van de slechte payrollers te onderscheiden.

Voldoet het payroll bedrijf niet aan de bovenstaande zaken dan is het verstandig om geen zaken te doen met dit bedrijf.

3. Zorg dat het payroll bedrijf past bij jouw organisatie en ambities

Als je meedoet aan de Formule 1 heb je niets aan een speedboot. Zorg dat je payroll bedrijf in staat is en beschikt over de capaciteiten om de dienstverlening in te richten op jouw manier van werken. Houdt hierbij rekening met je groeiambitie op korte en lange termijn. Vaak werken payroll bedrijven met een standaard oplossing en is maatwerk tegen extra betaling beschikbaar, maar niet altijd. Arsenaal is bijvoorbeeld een payroll partner die er voor zorgt dat iedere klant, ongeacht omvang of levensfase, de juiste persoonlijke aandacht krijgt. Hierdoor passen wij dus beter bij intermediairs die waarde hechten een goede relatie versus intermediairs die alleen op zoek zijn naar volledig geautomatiseerde standaardoplossingen.

4. Wat kost het? Ontrafel de mysterieuze ‘omrekenfactor’.

Voor een aantal intermediairs is dit dé vraag bij het kiezen van het juiste payroll bedrijf. Maar staar je niet blind op de kosten; kijk vooral naar wat je ervoor terug krijgt en wat het je oplevert. Een open deur, maar een payroll bedrijf moet je volledig ontzorgen op de backoffice. Een goede relatiemanager kan je hierover informeren en adviseren. Een paar relevante vragen om te stellen tijdens het oriënterende gesprek:

  • Wat zit er allemaal in de factor?;
  • Is pensioenpremie inbegrepen en zo ja; wat omvat deze?;
  • Worden er naast de factor nog andere kosten in rekening gebracht?;
  • Hoe zit het met opleidingsreserveringen?;
  • Waar kan je terecht voor vragen?;
  • Is er ruimte voor persoonlijk contact of wordt alles in het systeem ondervangen?;
  • Zijn er referenties?;
  • Zit ik ergens aan vast? Of kan je ten alle tijden besluiten om de samenwerking te stoppen?

Kortom, denk goed na voordat je met een leverancier in zee gaat en bepaal voor jezelf wat je eruit wilt halen. En schroom niet om een oriënterend gesprek aan te gaan met de leveranciers – deze zijn er tenslotte om jou verder te helpen!

Op zoek naar meer informatie? Neem vrijblijvend contact op

Deel via Facebook
Deel via LinkedIn
Deel via Twitter

 Anderen lazen ook:

Vijf voordelen van Arsenaal voor werkgevers

 

Vier eenvoudige tips om kosten te besparen op de backoffice