Payrolling en alles wat je erover wilt weten | Arsenaal Flex Professionals

Payrolling? Al je vragen beantwoord!

1 november 2018

Payrolling

Payrolling

Deel via Facebook
Deel via LinkedIn
Deel via Twitter

Payrolling is de laatste jaren een veelbesproken onderwerp. Vaak heeft het een negatieve lading en wordt het geassocieerd met slecht werkgeverschap. Desalniettemin groeit de populariteit van de payroll constructie omdat zowel werkgevers als werknemers een toenemende behoefte hebben aan flexibiliteit. Als poging om alle onduidelijkheid rondom payrolling weg te nemen schrijven wij dit blog. In dit blog gaan wij ‘to the point’ in op de meest gestelde vragen over payrolling. Staat jouw vraag er niet tussen? Laat het ons weten en wij voegen je vraag en het bijbehorende antwoord toe.

Wat is payrolling?

Bij payrolling geeft een bedrijf het werkgeverschap uit handen en komt het personeel op de loonlijst (of ‘payroll’) van een payroll bedrijf. Er ontstaat een payroll constructie (zie afbeelding hieronder) waarin het payroll bedrijf als juridisch werkgever verantwoordelijk is voor het nakomen van de werkgeversplichten zoals salarisbetalingen, afdracht van sociale premies en pensioenen.

Medewerkers gaan een arbeidsovereenkomst aan met het payroll bedrijf. Deze medewerkers worden op hun beurt weer ingeleend door de opdrachtgever. Dit inlenen gebeurt tegen een bepaalde omrekenfactor – welke is vastgelegd in de payroll overeenkomst tussen payroll bedrijf en opdrachtgever. Ondanks het feit dat de opdrachtgever als klant van het payroll bedrijf geen juridisch werkgever is treedt deze wel op als feitelijk werkgever. Als feitelijk werkgever is hij/zij verantwoordelijk voor de leiding en het toezicht over de medewerker.

Payroll constructie

 

Wat zijn de voordelen van payrolling?

De voornaamste redenen waarom bedrijven voor payrolling kiezen zijn gemak, flexibiliteit en het beperken van risico’s.

Gemak

Wanneer een bedrijf kiest voor payrolling, heeft deze geen omkijken meer naar administratieve zaken zoals contractmanagement, verzuimmanagement, arbeidsrecht etc. Alle aandacht kan dus worden besteed aan zaken als commercie en andere front-office gerelateerde zaken.

Flexibiliteit

Payroll bedrijven hebben het voordeel dat zij arbeid maximaal kunnen flexibiliseren. Ongeacht of een payroll bedrijf de cao van de NBBU of ABU hanteert kan zij voor een periode van maximaal 5.5 jaar flexibele contractvormen aanbieden. Andere werkgevers in Nederland dienen na 3 contracten in 2 jaar over te gaan tot een vast dienstverband. Naast flexibiliteit van het aantal arbeidscontracten biedt payrolling ook meer financiële beweegruimte; het payroll bedrijf financiert namelijk altijd de lonen voor en in veel gevallen ook de bureaumarge van haar klanten.

Beperken risico’s

Omdat medewerkers bij het payroll bedrijf op de loonlijst komen wordt het payroll bedrijf automatisch de (juridische) werkgever. Hierdoor zijn alle werkgeversrisico’s zoals ziekte, arbeidsongeschiktheid en verzuim voor rekening van het payroll bedrijf. Klanten van payroll bedrijven zijn als feitelijk werkgever verantwoordelijk voor de leiding en toezicht van de medewerkers maar lopen dus geen werkgeversrisico’s.

Wat zijn de nadelen van payrolling?

Er bestaat veel onduidelijkheid over de nadelen van payrolling. Veel payroll bedrijven schrijven op hun eigen website dat payroll vrijwel geen risico’s kent. Echter, in de praktijk zijn het vooral medewerkers die toch op de werkvloer meer afstand voelen tussen hen en de opdrachtgever. Een ander nadeel voor de medewerker is dat zij eenvoudiger kunnen worden ontslagen.  Toch kunnen deze nadelen goed worden ondervangen. Om de nadelen weg te nemen is het van groot belang dat het payroll bedrijf goed werkgeverschap voorop stelt. Wanneer er vervolgens sprake is van een goede samenwerking tussen de betrokken partijen (payroll bedrijf, opdrachtgever en flexwerker) zal een medewerker zich al gauw onderdeel van het team voelen.

Meer afstand tussen werkgever en werknemer

De flexwerker ervaart in de praktijk vaak meer afstand met de opdrachtgever. Dit omdat medewerkers/flexwerkers (in tegenstelling tot veel van zijn/haar collega’s op de werkvloer) op de loonlijst staat bij het payroll bedrijf. Dit nadeel/probleem kan vaak goed voorkomen worden wanneer het payroll bedrijf en de opdrachtgever goed samenwerken op dit vlak. Door te kiezen voor een payroll partner die goed werkgeverschap voorop heeft staan en waarde hecht aan de samenwerking met haar opdrachtgevers wordt deze afstand aanzienlijk verkleind.

Eenvoudiger ontslag

In het verleden hebben malafide ondernemers gebruik gemaakt van niet gecertificeerde payroll bedrijven om wet- en regelgeving te omzeilen. Vanwege aangescherpte wet- en regelgeving is het moeilijker om de payroll constructie te misbruiken. Echter bestaat de mogelijkheid tot misbruik nog steeds. Let er daarom bij het kiezen van een payroll bedrijf goed op dat het bedrijf beschikt over de nodige certificeringen en dat goed werkgeverschap een van de pijlers is. Lees hier vier nuttige tips bij het kiezen van de juiste payroll partner.

Wat kost payrolling en hoe is het payroll tarief opgebouwd?

De grondslag die payroll bedrijven hanteren om het klanttarief van hun dienstverlening te berekenen is voor iedereen hetzelfde, namelijk: bruto uurloon x een bepaalde factor. In payroll land beter bekend als ‘de omrekenfactor’.

Het bruto uurloon hangt af van de geldende cao en van de afspraken die met de werknemer zijn gemaakt. De hoogte van deze omrekenfactor hangt af van verschillende factoren. Denk hierbij aan zaken zoals het aantal werkzame flexwerkers die op de payroll komen, de mate van flexibiliteit in contracten en de branche waarin je actief bent.

Zo is payrolling vanwege de relatief lage bureaumarges een echte volume business. Hierdoor krijgen grotere spelers doorgaans scherpere tarieven aangeboden dan bijvoorbeeld starters.
Ook zijn werkgeversrisico’s groter naarmate contracten minder flexibel zijn. Hierdoor zijn weekcontracten doorgaans goedkoper dan jaarcontracten.

De illustratie hieronder laat zien hoe het payroll tarief is opgebouwd.

Payroll tarief

Waar moet ik op letten bij het vergelijken van payroll bedrijven?

Bij het vergelijken van verschillende offertes van payroll bedrijven is tarief vaak doorslaggevend voor het maken van een keuze. Uiteraard is tarief een belangrijke pijler maar het kan verstandig zijn om verder te kijken dan alleen het tarief.

Vergelijk niet de verschillende omrekenfactoren of commissies, maar vergelijk op basis van het uiteindelijke factuurbedrag. Ga daarbij goed na welke service je krijgt en welke arbeidsrechtelijke risico’s worden gedekt voor het geld dat je betaalt. Zo krijg je een duidelijker beeld van de werkelijke payroll kosten.

Voor je in gesprek gaat met een payroll bedrijf is het raadzaam om je behoeften goed in kaart te brengen. Wat vind je belangrijk in een samenwerking? Daarnaast doe je er goed aan om een formaliteiten check uit te voeren. Zo kom je er bijvoorbeeld achter of het payroll bedrijf beschikt over alle nodige certificeringen en of er wordt gewerkt met een G-rekening.
Deze zaken zijn slechts een greep uit de zaken waar je op moet letten bij het kiezen van een juiste payroll/backoffice partner.

In dit blog lees je meer tips. Ook vind je hier een aantal vragen die je zou kunnen stellen tijdens een kennismakingsgesprek met een payroll bedrijf om tot een goed besluit te komen.

Hoe werkt payrolling voor ZZP’ers of freelancers?

Veel ZZP’ers kiezen er tegenwoordig voor om zich via een payroll bedrijf te laten verlonen. Hier lees je welke varianten er zijn en wat hier de voor- en nadelen zijn.

De twee meest gebruikte varianten zijn:

Variant 1: De ZZP’er maakt gebruik van een payroll bedrijf voor het verwerken van de financiële administratie;
Variant 2: De ZZP’er komt op de loonlijst van het payroll bedrijf.

1.      Verwerking van de financiële administratie

Dit is de meest eenvoudige vorm. De ZZP’er blijft in deze variant zelf ondernemer en draagt zelf de ondernemersrisico’s (zoals het debiteurenrisico en geen doorbetaling bij ziekte). Door de verwerking van de financiële administratie uit te besteden aan het payroll bedrijf heeft de ZZP’er hier geen omkijken meer naar en kan hij/zij worden vrijgespeeld voor het verrichten van (declarabele) werkzaamheden bij de opdrachtgever.

Voordelen van deze variant zijn:

  • Je blijft zelf ondernemer;
  • Geen administratieve rompslomp meer;
  • Je beschikt veel sneller over je geld;
  • Van de 2 varianten is deze doorgaans goedkoper.

Nadelen van deze variant zijn:

  • De risico’s van het ondernemerschap worden niet overgenomen.

2.      De ZZP’er komt op de loonlijst van het payroll bedrijf

In deze variant komt de ZZP’er in feite in loondienst bij het payroll bedrijf. Hiermee worden de risico’s van het ondernemerschap weggenomen. Dit kan door ondernemers worden ervaren als voordeel of als nadeel; enerzijds is er sprake van veel meer zekerheid, anderzijds neemt het de ‘spanning’ van het ondernemen weg. In deze variant wordt wel de vrijheid behouden om de eigen tarieven te bepalen en klanten te kiezen. Hier wordt dus dezelfde vrijheid behouden als bij echte ZZP’ers.

Voordelen van deze variant zijn:

  • Geen ondernemersrisico’s meer (automatisch verzekerd voor WW, ziektewet en WIA);
  • Vrijheid in het bepalen van opdrachtgevers en tarieven;
  • Geen administratieve rompslomp;
  • Snelle betaling – het payroll bedrijf betaalt doorgaans wekelijks uit.

Nadelen van deze variant zijn:

  • ZZP constructie/ ondernemerschap vervalt grotendeels;
  • Doorgaans duurder dan variant 1 vanwege overname van de risico’s.

ABU of NBBU? Welke cao’s hanteren payroll bedrijven en wat zijn de verschillen?

In de uitzendbranche bestaan er twee grote cao’s: die van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) en die van de Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU). In zowel de cao van de ABU als van de NBBU staan afspraken over zaken als de beloning, pensioenen en scholing van flexwerkers.

Hoewel beide cao’s maximale flexibiliteit bieden zijn er diverse verschillen. In de tabel hieronder benoemen wij de belangrijkste.

ABU NBBU

Waarom heeft payrolling een slechte reputatie?

Zoals eerder genoemd is de payroll constructie in het verleden weleens misbruikt wet en regelgeving te omzeilen. Daarnaast is de constructie ook misbruikt om werknemers voor minder dan het minimumloon weg te zetten. Deze zaken hebben geleid tot de slechte reputatie van payrolling.

Gecertificeerde payroll bedrijven ondergaan meerdere malen per jaar een audit. Tijdens deze audits wordt er onder andere streng gecontroleerd op het correct naleven van de inlenersbeloning van de bij cao. Ook wordt gekeken of afdrachten en reserveringen (zoals pensioenpremies en sociale lasten) daadwerkelijk worden gedaan/gemaakt.

Overall is de payrolling een oplossing voor ondernemers die flexibel willen zijn en zich volledig willen focussen op hun core business. Vanwege grote kwaliteitsverschillen tussen payroll bedrijven is het belangrijk om aandacht te besteden aan het kiezen van de juiste payroll partner.

Wil je meer te weten komen over payroll? Bel ons op 023 – 531 03 94 of klik op de onderstaande button.

Neem vrijblijvend contact op

Deel via Facebook
Deel via LinkedIn
Deel via Twitter

Anderen lazen ook:

Vier gouden tips voor kiezen van een payroll bedrijf

Vijf voordelen van Arsenaal voor intermediairs